Outlook 2013 – Synchronisation
Wenn Sie Ihr MailPro-Konto in Outlook 2013 eingerichtet haben, können Sie die Synchronisation von Kalender und Kontakte wie folgt starten:
1. Synchronisation starten
Bevor Sie mit der Synchronisation starten, empfehlen wir Ihnen das Outlook Plugin zu installieren.
Anschliessend klicken Sie unter Datei auf den Punkt Optionen.
2. Outlook-Optionen
Wählen Sie links den Menüpunkt Erweitert und suchen Sie rechts den Punkt Internationale Optionen – dieser befindet sich etwas weiter unten in der Auflistung. Stellen Sie dort die bevorzugte Codierung für ausgehende vCards auf Unicode (UTF-8). Diese Einstellung ist notwendig da sonst Probleme entstehen können bei der Synchronisation mit Kontaktdaten, die Umlaute und andere Sonderzeichen enthalten.
3. MailPro Kalender Ansicht
Für die Synchronisation des Kalenders benötigen Sie die WebDAV URL, über die der Kalender abgerufen werden kann. Loggen Sie sich dazu unter https://mailpro.hoststar.at in Ihr Webmail ein, klicken Sie oben im Menu auf Kalender und danach unter MY CALENDARS, beim Kalender den Sie synchronisieren möchten, rechts auf das Symbol mit dem Zahnrad.
4. Kalender URLs
Die ersten beiden Kalender URIs können Sie ignorieren. Kopieren Sie nur die mit Kalender-URL angeschriebene Adresse. Für den Standardkalender hat die URL grundsätzlich immer dasselbe Format:
Ohne SSL: http://mailpro.hoststar.at:8008/calendars/email@domain.endung/calendar/
Mit SSL: https://mailpro.hoststar.at:8443/calendars/email@domain.endung/calendar/
5. Kalender kopieren
Erstellen Sie bitte sicherheitshalber zuerst ein Backup des bestehenden Kalenders in Ihrem Outlook. Dazu können Sie Ihren Kalender rechtsklicken und dann auf Kalender kopieren klicken.
6. Ordner kopieren
Wählen Sie den ersten Eintrag ganz oben in der Liste als Speicherort für die Kopie aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
7. Kopierte Kalender
Der kopierte Kalender sollte nun mit demselben Namen (plus dem Vermerk - Kopie am Schluss) am selben Ort ersichtlich sein wie das Original. Die Kopie wird für die Synchronisation selbst nicht benötigt, sie dient nur als Sicherheit falls bei der Einrichtung Probleme auftreten sollten.
8. Kalender synchronisieren
Klicken Sie nun den Kalender, den Sie synchronisieren möchten, mit der rechten Maustaste an und wählen Sie ganz unten den Menüpunkt Enable Sync with CalDAV
9. cFos Outlook DAV
Nun benötigen Sie die Kalender-URL, die Sie sich vorhin aus dem Webmail kopiert haben. Setzen Sie die Kalender-URL bitte beim Punkt Folder URL ein. Bei User name setzen Sie bitte die E-Mail-Adresse ein, die Sie auch bei der Mail-Konfiguration von Outlook angegeben haben. Bei Password setzen Sie bitte das zugehörige Passwort zur E-Mail-Adresse.
Der Punkt Synchronize every bestimmt wie oft (und ob überhaupt) die Synchronisierung automatisch durchgeführt wird. Mit der Option Manual sync only wird nur dann synchronisiert, wenn Sie auf den Button Sync All klicken. Mit Sync disabled hingegen wird der Kalender nicht mehr synchronisiert.
10. Sync All
Wenn die Daten stimmen und das Synchronisierungsintervall auf den gewünschten Wert eingestellt wurde, klicken Sie auf den Button Save und schliessen danach das Folder setup Fenster. Die Synchronisierung können Sie anschliessend sofort testen indem Sie auf den Button Sync All klicken. Im Reiter Start sollte sich der Button auf der rechten Seite befinden.
11. Erste Synchronisation
Wenn im Webmail bereits Kalendereinträge erfasst wurden und die Synchronisierung funktioniert, sollten Sie innert weniger Sekunden die Einträge in Ihrem Outlook-Kalender sehen. Falls beim Test ein neues Fenster mit einer Meldung angezeigt wird, besteht noch ein Problem. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte mit der angezeigten Fehlermeldung an support@hoststar.at.
12. Kalender einer anderen Person einbinden
Um einen Kalender einer anderen Person einzubinden, muss als erstes im Webmail die entsprechende Berechtigung gesetzt werden, damit Sie Zugriff (Lese- und/oder Schreibrechte) auf den besagten Kalender haben. Nutzen Sie für die Einrichtung im Webmail bitte die Anleitung für Groupware-Funktionalitäten aus dem My Panel.
Für die Einrichtung im Outlook erstellen Sie als erstes einen neuen leeren Kalender, indem Sie auf einen bestehenden Kalender rechtsklicken und dann Neuer Kalender… wählen.
13. Kalender benennen
Den Kalender können Sie beliebig benennen – vorzugsweise natürlich so, dass Sie erkennen können, wessen Kalender damit verknüpft ist.
14. Kalender-URL holen
Nun muss wiederum die Kalender-URL aus dem Webmail geholt werden. Wie vorher bereits beschrieben geht diese Anleitung davon aus, dass bereits eine Verknüpfung zu einem anderen Kalender via Webmail eingerichtet wurde. Dementsprechend sollten unterhalb Ihrer eigenen Kalender noch weitere Kalender mit SHARED – xyz@domain.com angezeigt werden.
Wählen Sie dort den Kalender aus, auf den Sie via Outlook zugreifen möchten, und klicken Sie anschliessend auf das Zahnrad-Symbol.
15. Kalender-URL kopieren
Da es sich um einen geteilten Kalender handelt, sieht die Kalender-URL in diesem Fall etwas anders aus. Die ersten beiden Kalender URLs können Sie ignorieren.
Kopieren Sie bitte wiederum nur die mit Kalender-URL angeschriebene Adresse zur Konfiguration des Outlook-Plug-ins.
Ohne SSL: http://mailpro.hoststar.at:8008/calendar-delegation/29/calendar/
Mit SSL: https://mailpro.hoststar.at:8443/calendar-delegation/29/calendar/
16. Synchronisation aktivieren
Rechtsklicken Sie auf den neu erstellten, leeren Kalender und wählen Sie den Punkt Enable sync with CalDAV.
17. Kalender-URL einfügen
Fügen Sie die zuvor kopierte Kalender-URL bei Folder URL ein. User name und Password füllen Sie wiederum mit den Zugangsdaten für Ihre eigene E-Mail-Adresse ab. Auch wenn Sie auf den Kalender einer anderen Person zugreifen, es werden immer nur Ihre eigenen Zugangsdaten benötigt.
18. Backup der bisherigen Kontakte erstellen
Vor der Einrichtung der Synchronisation der Kontakte erstellen Sie bitte ebenfalls noch ein Backup der vorhandenen Daten. Rechtsklicken Sie dazu auf Ihren Kontakte-Ordner und wählen Sie Ordner kopieren.
19. Speicherort des Backups festlegen
Wählen Sie den ersten Eintrag ganz oben in der Liste als Speicherort für die Kopie aus und klicken Sie anschliessend auf OK.
20. Backup überprüfen
Der kopierte Kontakte-Ordner sollte nun mit demselben Namen (plus dem Vermerk - Kopie am Schluss) am selben Ort ersichtlich sein wie das Original. Die Kopie wird für die Synchronisation selbst nicht benötigt, sie dient nur als Sicherheit falls bei der Einrichtung Probleme auftreten sollten.
21. Synchronisation aktivieren
Rechtsklicken Sie auf den zu synchronisierenden Kontakte-Ordner und wählen Sie den Punkt Enable sync with CardDAV.
22. Kontakte-URL zusammensetzen
Die URL für den Zugriff auf die Kontakte ist leider nicht direkt im Webmail ersichtlich, sie setzt sich jedoch immer wie folgt zusammen:
Ohne SSL: http://mailpro.hoststar.at:8008/addressbooks/email@domain.endung/
Mit SSL: https://mailpro.hoststar.at:8443/addressbooks/email@domain.endung/
Ersetzen Sie die grau geschriebene E-Mail-Adresse mit Ihrer eigenen und fügen Sie die so erstellte URL als Folder URL ein. User name und Password füllen Sie wiederum mit den Zugangsdaten für Ihre E-Mail-Adresse ab.
23. Kontakte synchronisieren
Bei einem anschliessenden Test über den Button Sync All sollte mindestens ein Kontakt neu auftauchen, da Ihre eigene E-Mail-Adresse automatisch im Adressbuch aufgenommen wird sobald ein MailPro Account erstellt wird. Wenn auch dieser Test erfolgreich verläuft, ist die Einrichtung der Kontakt- und Kalendersynchronisierung in Outlook abgeschlossen.
