SMTP-Server: Was ist das? So geht das Einrichten bei Gmail & Co.

Wie viele E-Mails schreiben Sie pro Tag? Ganz egal, ob es 2 oder 20 oder noch viel mehr sind, ohne eine Sache würde das nicht funktionieren: den SMTP-Server. Was so ein Postausgangsserver ist und warum Sie zusätzlich immer POP3 oder IMAP brauchen, erklären wir hier. Das wissen Sie alles schon? Dann finden Sie im zweiten Teil des Ratgebers eine Anleitung, wie Sie den SMTP-Server bei Gmail und GMX einrichten!

Was ist ein SMTP-Server?

Das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) ist ein Netzwerkprotokoll zur Datenübertragung im Internet, das für den E-Mail-Verkehr benötigt wird. Genauer gesagt handelt es sich um einen Postausgangsserver. Das ist ein Server, der dafür zuständig ist, dass die Mail zugestellt wird. Das Gegenstück dazu sind Posteingangsserver wie POP3 oder IMAP.

Falls Ihnen das gerade noch völlig unbekannt vorkommt, hier übrigens noch eine kurze Aufklärung: Server sind digitale Dienstleister (engl. to serve) und erfüllen die Anfragen der sogenannten Clients. SMTP-Server sind damit nur einer von vielen verschiedenen Server-Typen. (Mehr dazu in unserem Server-Ratgeber!)

Also, warum braucht man denn nun den SMTP-Server? Ganz einfach: Eine E-Mail landet nicht automatisch sofort bei der Zieladresse, nur weil man auf »Senden« gedrückt hat. Sie muss zunächst eine ganze Menge Stationen durchlaufen – aber immer der Reihe nach…

SMTP-E-Mail-Server einfach erklärt: Wie funktioniert das?

Ein Brief auf dem Postweg und eine E-Mail sind zwei völlig verschiedene Dinge, möchte man meinen. Und doch lässt sich beides relativ gut vergleichen, denn es gibt jeweils ein paar Eckdaten, ohne die die Nachricht nicht ankommen kann.

Sehen wir uns das einmal konkreter an – so funktionieren SMTP-Server:

An diesem Punkt ist der Job des SMTP-Servers erledigt, denn die E-Mail-Daten müssen jetzt nur noch »abgeholt« werden. Diese Aufgabe erfüllen Posteingangsserver namens POP3 oder IMAP.

Der SMTP-Server ist also dafür zuständig, dass die Nachricht ordnungsgemäß auf den Weg gebracht wird. Und hier kommen wir zurück in die analoge Welt, denn nicht viel anders läuft es ab, wenn man etwas mit der Post verschickt.

Nehmen wir an, Sie möchten jemandem ein Paket schicken und bringen es zum Postschalter (= SMTP-Server). Der oder die Postbeamte nimmt das Paket entgegen. Damit es zugestellt werden kann, muss die Person, die das Paket ausliefert, die Adresse zuordnen können (= DNS).

Ausgeliefert ist jedoch noch nicht zugestellt. Es kann schließlich passieren, dass der Empfänger/die Empfängerin nicht zuhause ist. Wenn dieser Fall zutrifft und das Paket zu groß für den Briefkasten ist, landet es in einer Abholstation. Dort bleibt es, bis jemand kommt, um es zu holen (= POP3/IMAP) oder wird retour geschickt, sofern das nicht rechtzeitig passiert.

Was wir gerade beschrieben haben, ist natürlich die stark vereinfachte Variante. Schließlich gibt es durchaus ein paar Dinge, die den reibungslosen Ablauf stören können. Was passiert zum Beispiel, wenn der Empfänger-Server nicht erreichbar ist? In solchen Fällen wandert die E-Mail in die Warteschleife und der Server versucht in gewissen Abständen, sie später zuzustellen. Erst wenn auch das nicht klappt, wird die Mail an die Absender-Adresse zurückgeleitet.

POP3, IMAP, SMTP – was ist was?

Einen SMTP-Server einzurichten ist nicht schwer, wie Sie später gleich sehen werden. Allerdings schadet es davor nicht, noch ein bisschen Fachsprache kennenzulernen. Deshalb hier im Schnelldurchlauf alle Begriffe, die Ihnen beim Konfigurieren begegnen!

• POP3 (Post Office Protocol) ist ein Posteingangsserver, mit dem die Mail »abgeholt« wird.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) ist eine Alternative zu POP3, die ebenfalls das Herunterladen der E-Mail ermöglicht. Der Unterschied ist, dass bei IMAP die E-Mails auf dem Server gespeichert werden und der Zugriff von diversen Geräten möglich ist. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum Thema Outlook-Anmeldung!
• SMTP-Server – der digitale »Dienstleister«, der für die Zustellung sorgt
• SMTP-Relay – Weiterleitungsprozess an sich (engl. to relay = weitergeben) und Teil des SMTP-Service
• SMTP-AUTH ist eine Erweiterung des Protokolls, mit der Spam-E-Mails verhindert werden sollen.
• SSL (Secure Sockets Layer) – verschlüsselte Übertragung von Daten
• TLS (Transport Layer Security) – Nachfolger von SSL und damit der aktuellere Standard
• STARTTLS – startet als zusätzlicher Befehl für TLS/SSL die Verschlüsselung. Im Gegensatz dazu wird bei SSL und TLS bereits eine verschlüsselte Verbindung aufgebaut, bevor die Kommunikation losgeht.

Abgesehen davon gibt es noch verschiedene Return-Codes, mit denen die Server ihren Status kommunizieren. Die Codes lassen sich in vier Arten einteilen:

• 2xx: Befehl OK
• 3xx: Befehl ist gerade in Aktion
• 4xx: Befehl wird später noch einmal ausgeführt, da es gerade nicht möglich ist
• 5xx: Befehl gescheitert

Free SMTP-Mailserver versus eigene SMTP-Server

Ein gratis SMTP-Server oder doch lieber ein kostenpflichtiges Angebot? Free-SMTP-Mailserver gibt es schließlich eine ganze Menge; diese Liste ist nur ein kleiner Auszug.

Nun ja: Die Antwort auf die Frage »zahlen oder nicht?« hängt in erster Linie davon ab, in welchem Umfang Sie E-Mail-Kommunikation betreiben wollen:

• Bei Business-Mailing, E-Mail-Marketing etc. stößt ein kostenloser SMTP-Server schnell an die Kapazitätsgrenze.
• Für privaten E-Mail-Verkehr ist ein professionelles Angebot eher nicht nötig.

Es hat einen guten Grund, dass kostenlose SMTP-Server mit gewissen Beschränkungen einhergehen. Das Limit, wie viele Personen die gleiche E-Mail bekommen können, ist nämlich eine Maßnahme gegen Spam-E-Mails (wobei Sie mit einem Free-SMTP-Server trotzdem den gleichen Service verwenden wie auch Spammer!).  

Gehen wir als Beispiel für die Kapazitäten-Beschränkung einmal vom kostenlosen Google-SMTP-Server aus. (Einen SMTP-Server wie diesen brauchen Sie, wenn Sie Gmail in einem Mailprogramm wie etwa Outlook verwenden wollen.) Hier können Sie pro 24 Stunden 100-150 E-Mails an Server von anderen E-Mail-Clients schicken. Für Privatzwecke ist das Angebot mehr als ausreichend, aber aus Business-Perspektive dürfte man schnell an die Grenzen des Möglichen stoßen.

SMTP einrichten bei Gmail und GMX: ein kurzer Überblick

Üblicherweise haben E-Mailprogramme wie Outlook oder Freemail-Webmail-Anbieter wie GMX den Zugriff über POP3 und SMTP nicht aktiviert. Wenn Sie den Zugriff über POP3 und SMTP verwalten möchten, müssen Sie in den Einstellungen Ihres Mail-Kontos bestimmte Parameter eintragen. Dazu zählen u. a. der SMTP-Port, die SMTP-Server-Adresse und die Authentifizierungsmethode. Die wichtigsten Daten für Gmail und GMX haben wir Ihnen im Anschluss zusammengestellt!

SMTP-Server bei Gmail

Zunächst müssen Sie den POP3-Zugriff aktivieren. Dieser Schritt hängt weniger mit den Mail-Einstellungen als vielmehr mit dem Google-Konto selbst zusammen: Gehen Sie in Ihrem Google-Konto auf »Sicherheit« und scrollen Sie zum Punkt »Zugriff durch weniger sichere Apps«, wo Sie nun den Zugriff erlauben können. Standardmäßig ist diese Funktion aus Sicherheitsgründen deaktiviert, um z. B. das Abgreifen von Passwörtern zu verhindern.

Gehen Sie nun im Gmail-Postfach unter »Einstellungen« auf »Weiterleitung & POP/IMAP«. Hier finden Sie die POP-/IMAP-Daten sowie die SMTP-Informationen:

POP-/IMAP-Daten	SMPT-Information
POP-/IMAP-Daten Beschreibung	SMPT-Information Hier können Sie einfach Gmail angeben.
POP-/IMAP-Daten POP3-Eingangsserver	SMPT-Information pop.gmail.com
POP-/IMAP-Daten Port	SMPT-Information 995 (SSL)
POP-/IMAP-Daten IMAP-Eingangsserver	SMPT-Information imap.gmail.com
POP-/IMAP-Daten Port	SMPT-Information 993 (SLL)
POP-/IMAP-Daten SMTP-Server (=Servername)	SMPT-Information smtp.gmail.com
POP-/IMAP-Daten SMTP-Port	SMPT-Information 465 (SSL) oder 587 (TLS/STARTTLS
POP-/IMAP-Daten Benutzername	Was ist das? Ihre Gmail-Adresse
POP-/IMAP-Daten Passwort	Was ist das? Ihr reguläres Gmail-Passwort

SMTP-Server bei GMX

Port, Servername(n) und Angaben zum Posteingangsserver sind bei GMX ebenfalls nötig. Sie gelangen zum Eingabefeld wieder über die Postfach-Einstellungen. (Achtung: Bei GMX gibt es IMAP als Posteingangsserver nur für kostenpflichtige Accounts. In der Freemail-Variante gilt hier POP3.)

POP-/IMAP-Daten	SMPT-Information
POP-/IMAP-Daten POP3-Eingangsserver	SMPT-Information pop.gmx.net
POP-/IMAP-Daten Port	SMPT-Information 995 (SSL)
POP-/IMAP-Daten IMAP-Eingangsserver	SMPT-Information imap.gmx.net
POP-/IMAP-Daten Port	SMPT-Information 993 (SSL)
POP-/IMAP-Daten SMTP-Server (=Servername)	SMPT-Information smtp.gmail.com
POP-/IMAP-Daten SMTP-Port	SMPT-Information 465 (SSL) oder 587 (TLS/STARTTLS)
POP-/IMAP-Daten Benutzername	SMPT-Information Ihre GMX-Adresse

SMTP-Server herausfinden: Wo finde ich den Mailserver?

Für die SMTP-Konfiguration wird immer der Name des SMTP-Servers benötigt. Sie finden diesen Servernamen in aller Regel beim jeweiligen Anbieter; im Anschluss haben wir noch einmal die SMTP-Server-Adressen einiger Anbieter aufgelistet:

POP-/IMAP-Daten	SMPT-Information
POP-/IMAP-Daten Google Mail (Gmail)	SMPT-Information smtp.gmail.com
POP-/IMAP-Daten GMX	SMPT-Information mail.gmx.net
POP-/IMAP-Daten Outlook	SMPT-Information smtp-mail.outlook.com
POP-/IMAP-Daten T-Online	SMPT-Information smtp.t-online.de
POP-/IMAP-Daten Web.de	SMPT-Information smtp.web.de
POP-/IMAP-Daten Yahoo	SMPT-Information smtp.mail.yahoo.com

Weitere SMTP-Serveradressen finden Sie unter anderem in dieser Liste von Arclab. Und wenn Sie den SMTP-Server beim iPhone oder Android-Smartphone konfigurieren wollen, hilft dieser Hubspot-Beitrag weiter.

Sie sehen schon: Um einen SMTP-Server einzurichten, brauchen Sie im Wesentlichen nur die passenden Informationen zu Port, Verschlüsselung etc. Sollten Sie die Angaben Ihres Anbieters hier nicht gefunden haben, empfehlen wir den Support-Bereich des Mail-Providers. Da es sich bei POP, IMAP und SMTP um eine sehr standardmäßige Konfiguration handelt, werden Sie dort bestimmt fündig.

Viel Erfolg beim Einrichten Ihres SMTP-Servers – teilen Sie uns Ihre Anregungen, Fragen oder Erfahrungen gerne jederzeit in den Kommentaren mit!