Beim Versenden von E-Mails sind immer zwei wesentliche Komponenten nötig: der Postausgangs- und der Posteingangsserver. Zu letzteren zählen das Post Office Protocol (POP/POP3) und das Internet Message Access Protocol (IMAP). Hier erklären wir den Unterschied zwischen POP und IMAP, wie SMTP-Server ins Spiel kommen – und wer im Duell IMAP vs. POP3 besser abschneidet. Zum Abschluss haben wir noch einige Tipps zum Einrichten des Mailclients für Sie zusammengestellt.
Servereinstellungen bei E-Mail-Konten einfach erklärt
E-Mail-Verkehr funktioniert nicht anders als der klassische Postweg, d. h. die Nachricht muss zunächst abgeliefert und verschickt und anschließend aus dem Postfach abgeholt werden. Den ersten Teil dieses Prozesses übernimmt der SMTP-Server (SMTP = Simple Mail Transfer Protocol). Für das Abholen aus dem Postfach wiederum ist das Protokoll IMAP oder POP3 zuständig.
Der Unterschied zwischen POP3 und IMAP liegt ganz einfach in der Frage, ob die Nachricht nach dem Abholen auf dem Mailserver erhalten bleibt:
Das ist allerdings eine stark vereinfachte Erklärung. Denn was mit der E-Mail auf dem Server geschieht, hängt immer von den Einstellungen im Mail-Client ab. So können Sie zum Beispiel bei POP3 einstellen, dass nur eine physische Kopie der Nachricht heruntergeladen und die Mail auf dem Server belassen wird. Es ist also keineswegs pauschal so, dass die E-Mail bei POP3 vom Server gelöscht wird, sobald Sie sie abrufen.
(Tipp: Im Server-Ratgeber finden Sie weitere Informationen dazu, wie Server und Clients – sozusagen Dienstnehmer und -geber – funktionieren!)
Was ist ein IMAP-Konto?
Wenn Sie ein IMAP-Konto in Ihrem Mailprogramm anlegen, bedeutet das, dass alle E-Mails auf dem Mailserver gespeichert werden und nicht etwa lokal auf dem Endgerät. Sobald Sie eine neue Nachricht bekommen und sie öffnen, liest sie der Mailclient auf dem Server und zeigt die Mail visuell an. POP3 lädt dann eine physische Kopie der Nachricht herunter und zeigt diese an.
Da die E-Mails erst einmal vom Server abgeholt werden müssen, ist in der Regel eine Internetverbindung nötig, wenn Sie IMAP verwenden und auf Ihre Mails zugreifen möchten. Der Bonus: Sobald eine Internetverbindung besteht, wird das E-Mail-Postfach auf allen Endgeräten synchronisiert.
IMAP ist zum Beispiel in dieser Situation praktisch: Sie beginnen im Büro eine E-Mail, werden aber nicht ganz fertig, bevor Sie zum Geschäftstermin aufbrechen müssen. Unterwegs im Zug rufen Sie den Entwurf wieder auf und schreiben weiter an der Mail.
Was ist POP3 beim E-Mail-Account?
POP3 ist im Vergleich zu IMAP (2003) das deutlich ältere Programm und bereits seit 1996 im Einsatz. Der Altersunterschied zeigt sich daran, dass POP auf den ersten Blick nicht ganz mit IMAP mithalten kann. So funktioniert’s:
- Mails, die im Posteingang landen, werden vom Server auf das Endgerät heruntergeladen und dort abgespeichert.
- Nach dem Download werden (falls in den Einstellungen so definiert) die Nachrichten vom Server gelöscht. Das ist vergleichbar mit dem Brief, den Sie aus dem Briefkasten holen: Sobald Sie den Umschlag herausnehmen, ist der Briefkasten wieder leer; Sie können den Brief nur einmal abholen.
- Wenn die E-Mail einmal abgeholt, d. h. heruntergeladen wurde, kann man sie nicht auf einem anderen Gerät nochmals herunterladen. Es sei denn, der Mailclient ist so eingerichtet, dass die Mails auf dem Server erhalten bleiben. In diesem Fall können andere Geräte via POP3 die gleiche Nachricht erneut abholen. Die Nachricht ist dann ganz einfach asynchron auf dem Server und den Endgeräten – wenn Sie also auf dem Smartphone die E-Mail löschen, bleibt sie auf Computer und Server trotzdem erhalten.
Wie gerade erklärt, synchronisieren sich POP3-Konten nicht aktiv mit dem Server. Es ist daher nicht empfehlenswert, die gleiche Mailadresse auf mehr als einem Gerät mit POP3 einzurichten. Nicht zu empfehlen ist es außerdem, die Adresse einmal als POP3-Kontotyp und ein weiteres Mal als IMAP-Konto einzurichten.
Ist also POP3 im Grunde immer die schlechtere Wahl? Nein, ganz so ist es auch wieder nicht, wie wir später im Vergleich der Vor- und Nachteile zeigen.
Was ist SMTP?
Das Simple Mail Transfer Protocol ist für die Datenübertragung zuständig, die beim E-Mail-Verkehr stattfindet. Sie bewirkt, dass eine E-Mail wie gewünscht versendet und vom Posteingangsserver (z. B. IMAP oder POP3) abgeholt werden kann.
Vielleicht sind Sie in diesem Zusammenhang schon einmal auf den Vergleich »IMAP vs. POP3 vs. SMTP« gestoßen. Diese Formulierung ist allerdings irreführend, denn es geht nicht darum, SMTP statt IMAP oder POP3 zu verwenden. Fakt ist, dass die Posteingangsserver nicht ohne den Postausgangsserver funktionieren können.
Was ist der Unterschied zwischen POP und IMAP?
Den Hauptunterschied zwischen den beiden Protokollen kennen Sie nun bereits: Bei POP3 werden E-Mails als physische Kopie vom Server auf das verwendete Gerät heruntergeladen. Je nach Einstellungen des Mailclients bleibt die Originalnachricht auf dem Server, wird nach einer vordefinierten Zeit oder aber sofort vom Server gelöscht. Bei IMAP bleiben sie weiterhin dort verfügbar und das Postfach erscheint auf unterschiedlichen Endgeräten immer synchronisiert.
Nur: Was davon ist tatsächlich besser, wenn man einmal über den ersten Eindruck hinweggeht? Im Anschluss finden Sie eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile beider Protokolle!
IMAP oder POP3? Vorteile und Nachteile
In dieser Vergleichstabelle sehen Sie genau, welche Vor- und Nachteile die beiden Servereinstellungen mit sich bringen:
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Vorteile |
Nachteile |
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IMAP |
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Vorteile
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Nachteile
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POP3 |
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Vorteile
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Nachteile
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Von POP3 auf IMAP umstellen – ja oder nein?
Ist die neuere Variante automatisch die bessere? Nun ja, im Fall von IMAP vs. POP3 stellt sich schnell heraus, dass der Wechsel zu IMAP bestimmt keine schlechte Idee ist. Schließlich verwenden viele Leute heutzutage mehr als ein Gerät, um ihr E-Mail-Konto abzurufen, sodass die Synchronisierung eine ausschlaggebende Rolle spielt. Unter anderem bei Business-Mailadressen ist es umständlich, wenn einzelne Endgeräte nicht jeweils auf dem gleichen Stand sind.
Das heißt jedoch nicht, dass POP3 dadurch hinfällig wird und grundsätzlich nicht mehr angemessen ist. Wer nämlich für E-Mailing standardmäßig nur ein Endgerät nutzt, etwa den Desktop-PC zuhause für privaten E-Mail-Verkehr, dürfte mit den POP-Einschränkungen keinerlei Probleme haben.
Was Sie konkret tun müssen, um von POP3 auf IMAP zu wechseln, erklärt in aller Regel der E-Mail-Anbieter im Support-Bereich (z. B. hier Mozilla Thunderbird).
Mailclient einrichten: Welche Ports brauche ich?
Wie richtet man nun IMAP bzw. POP3 ein? Viele nützliche Tipps dazu finden Sie in den anschließenden Anwendungstipps!
IMAP-/POP3-Server bei GMX, Gmail, Outlook etc.
Viele Nutzer/innen, die verschiedene E-Mail-Konten verwenden, nutzen für die Verwaltung den Microsoft-Dienst Outlook. Dabei handelt es sich gewissermaßen um ein »Sammelbecken«, wo alle einzelnen Konten zentral zusammenlaufen. Hier ein Schnelldurchlauf, wie Sie POP3 bzw. IMAP bei Outlook einrichten können:
Um an dieser Stelle nicht allzu sehr auszuschweifen, möchten wir auf die entsprechenden Blogbeiträge verweisen: Im Outlook-Ratgeber erklären wir, wie Sie diverse E-Mail-Accounts mit Outlook verbinden können. Und wie POP3 bzw. IMAP bei GMX und Gmail funktioniert, erfahren Sie im Ratgeber zu SMTP-Servern!
Das IMAP- oder POP3-Konto einrichten: welcher Port?
Bei der Einrichtung brauchen Sie unter anderem den Port. Damit ist (vereinfacht ausgedrückt) die Verbindungsstelle zwischen Client und Server gemeint, also die Grundlage deren Kommunikation via Internet-Protokoll (IP). Folgende Ports gelten für IMAP und POP3:
- IMAP: 993 (SSL)
- POP3: 995 (SSL)
Achtung: Wählen Sie im Zweifelsfall den SSL-Port, sodass eine Verschlüsselung stattfindet. Die sichere Verbindung ist wichtig, da z. B. bei POP3 die Login-Daten im Klartext übertragen werden.
Wie Sie sehen, ist die Verwaltung des Posteingangsservers nicht allzu kompliziert. Die Entscheidung »IMAP oder POP3?« dürfte zumindest Business-Nutzer/innen ebenfalls nicht schwerfallen, bringt doch IMAP den entscheidenden Vorteil der Synchronisierung mit sich.
Ganz egal, für welche Variante Sie sich entscheiden, wir wünschen viel Erfolg beim Setup und sind im Support-Bereich für Mail-Einstellungen gerne mit weiteren Tipps und Antworten für Sie da!
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